Quy trình thiết kế website bệnh viện, phòng khám chuyên nghiệp

Wecanadmin  /  27.10.2023

Bạn vừa tìm hiểu tổng quan về Thiết kế website bệnh viện: Hướng dẫn toàn diện từ A-Z – Wecan Group. Tiếp theo, chúng ta cùng khai tác sâu Quy trình triển khai thiết kế website bệnh viện, phòng khám thực tế. Nếu bạn đang cần một website vận hành hiệu quả, đây là phần không thể bỏ qua.

Quy trình thiết kế website bệnh viện, phòng khám chuyên nghiệp tại Wecan Group

Quy trình thiết kế website bệnh viện, phòng khám là hệ thống các bước triển khai bài bản nhằm tạo ra một nền tảng số chuyên nghiệp, đồng bộ và đáp ứng đúng nhu cầu vận hành bệnh viện, phòng khám. Đây là khung chuẩn giúp định hình toàn bộ quá trình từ ý tưởng đến khi website đi vào hoạt động ổn định.

Bước 1: Nghiên cứu chuyên sâu

Nghiên cứu chuyên sâu là nền tảng của toàn bộ quy trình thiết kế website bệnh viện, phòng khám. Mục tiêu là thu thập thông tin đa chiều để hiểu rõ hệ thống vận hành nội bộ, hành vi của bệnh nhân, và bối cảnh công nghệ đang sử dụng. Từ đó, Wecan Group sẽ thiết kế website đúng yêu cầu kỹ thuật và tối ưu trải nghiệm người dùng tốt nhất.

Wecan Group triển khai các hoạt động nghiên cứu gồm:

Khảo sát vận hành nội bộ

• Phỏng vấn đại diện các khoa, phòng ban và phòng CNTT.
• Nắm quy trình hiện tại: tiếp nhận, đặt lịch, quản lý hồ sơ, xét nghiệm, thanh toán…

Đánh giá hạ tầng công nghệ

• Thu thập thông tin hệ thống đang dùng: phần mềm HIS, EMR, CRM, PACS, thanh toán điện tử…
• Đánh giá khả năng tích hợp qua API, điểm nghẽn kết nối giữa các hệ thống.

Phân tích hành vi bệnh nhân

• Tìm hiểu nhu cầu tra cứu, đặt lịch, nhận kết quả, giao tiếp với bác sĩ.
• Nhận diện các nhóm người dùng: bệnh nhân mới, bệnh nhân tái khám, người nhà, khách quốc tế.

Nghiên cứu thị trường & đối thủ tham chiếu

• Phân tích các website bệnh viện trong và ngoài nước: bố cục, màu sắc, chức năng nổi bật.
• Xác định tiêu chuẩn ngành và các mô hình UI/UX phù hợp với lĩnh vực y tế.

Bệnh viện cần cung cấp:

• Sơ đồ tổ chức, mô tả chức năng các khoa/phòng
• Mục tiêu sử dụng website: truyền thông, đặt lịch, tra cứu kết quả, kết nối HIS…
• Thông tin hệ thống phần mềm đang dùng và đơn vị quản lý
• Bộ nhận diện thương hiệu: logo, màu sắc, ảnh minh họa
• Dữ liệu truy cập website hiện tại, nếu có (Google Analytics, Search Console…)

Kết quả của bước nghiên cứu chuyên sâu là bảng phân tích tổng hợp, giúp Wecan Group định hướng thiết kế UI/UX, cấu trúc thông tin và chức năng cốt lõi phù hợp với nhu cầu thực tế của bệnh viện. phòng khám.

Bước 2: Phân tích & tư vấn giải pháp

Sau khi hoàn tất giai đoạn nghiên cứu, Wecan Group bước vào quá trình phân tích và tư vấn giải pháp để chuyển hóa dữ liệu thành hướng đi thiết kế cụ thể. Đây là bước nền tảng để xây dựng Information Architecture (kiến trúc thông tin), Sitemap (sơ đồ trang) và User Journey Map (bản đồ hành trình người dùng) phù hợp với đặc thù vận hành của bệnh viện, phòng khám.

Mục tiêu chính của bước này:

• Xác định rõ Patient Persona (chân dung người dùng y tế) và hành vi tương tác
• Đề xuất cấu trúc trang và điều hướng thông minh, dễ sử dụng
• Tư vấn mô hình tích hợp HIS, EMR, CRM qua API và thiết lập Workflow Mapping (luồng vận hành) phù hợp

Wecan Group thực hiện các hoạt động chính:

Xây dựng hành trình người dùng (User Journey Map)

• Wecan Group phân tích hành vi của từng nhóm người dùng như bệnh nhân mới, tái khám, người nhà, khách quốc tế. Từ đó xây dựng bản đồ hành trình người dùng, xác định các luồng truy cập chính gồm: tra cứu thông tin, đặt lịch khám, thanh toán viện phí, nhận kết quả và tư vấn từ xa, đảm bảo trải nghiệm liền mạch.

Tư vấn kiến trúc thông tin (Information Architecture)

• Wecan Group phân chia nội dung theo mô hình: Dịch vụ – Chuyên khoa – Bác sĩ – Đặt lịch – Hồ sơ cá nhân – Hướng dẫn – Tin tức… Thiết lập Sitemap để minh họa cấu trúc trang rõ ràng, tối ưu UX và hỗ trợ SEO y tế.

Thiết kế sơ bộ giao diện khung (Wireframe)

• Wecan Group trình bày sơ đồ bố cục và vị trí chức năng chính trên các trang: Trang chủ, trang chuyên khoa, trang bác sĩ, trang đặt lịch… Wireframe giúp hai bên thống nhất layout trước khi thiết kế giao diện chi tiết (UI).

Đề xuất mô hình tích hợp hệ thống qua API

• Phân tích khả năng HIS Integration và kết nối với các nền tảng nội bộ như: phần mềm lấy số tự động, xét nghiệm – chẩn đoán hình ảnh (PACS), CRM, hệ thống thanh toán… Đảm bảo dữ liệu đồng bộ hai chiều, bảo mật và đúng nghiệp vụ y tế.

Lập kế hoạch triển khai dự án

• Wecan Group lập kế hoạch triển khai website theo từng giai đoạn, bắt đầu với mô hình MVP (Minimum Viable Product). Giai đoạn đầu tập trung vào các tính năng cốt lõi như: đặt lịch khám, tra cứu kết quả, giới thiệu bác sĩ, tra cứu dịch vụ. Các chức năng nâng cao sẽ được bổ sung sau theo kiến trúc mở rộng (Scalable Architecture).

Đơn vị bệnh viện/phòng khám cần phối hợp:

• Xác nhận Sitemap, cấu trúc trang và hành trình người dùng.
• Ưu tiên các tính năng phù hợp với năng lực vận hành hiện tại.
• Cung cấp thông tin kỹ thuật từ hệ thống HIS/EMR đang dùng.
• Thống nhất mốc triển khai từng giai đoạn MVP theo kế hoạch phát triển.

Bước 3: Thiết kế mockup giao diện

Sau khi thống nhất giải pháp và cấu trúc thông tin, Wecan Group bắt đầu thiết kế mockup giao diện – là bản thể hiện trực quan bố cục và các thành phần chức năng trên giao diện website, trước khi chuyển sang lập trình.

Mục tiêu của bước này:

• Thể hiện trực quan kiến trúc thông tin, điều hướng và hành vi người dùng.
• Tạo căn cứ để bệnh viện góp ý cụ thể về bố cục, mức độ ưu tiên nội dung, hình ảnh, trải nghiệm người dùng.
• Làm nền tảng để chuẩn hóa hệ thống thiết kế: màu sắc, font chữ, icon, UI components.

Wecan Group triển khai:

Thiết kế mockup đa thiết bị

• Thể hiện giao diện mẫu trên cả desktop và mobile.
• Thiết kế các trang đại diện: Trang chủ, Trang chuyên khoa, Trang đặt lịch, Danh sách bác sĩ, Chi tiết bác sĩ, Trang tra cứu kết quả…

Thiết kế các trạng thái UI đầy đủ

• Bao gồm: trạng thái mặc định, kết quả trống, lỗi hệ thống, lịch đã đầy, chưa đăng nhập, v.v.
• Đảm bảo trải nghiệm liền mạch, không đứt gãy

Tập trung tính nhất quán & tiêu chuẩn thiết kế y tế

• Tuân thủ chuẩn UI/UX trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe.
• Đảm bảo truy cập dễ dàng (Accessibility Standards), màu sắc dễ nhìn, tương phản rõ ràng.
• Xây dựng hệ thống thiết kế (UI System) dùng chung trong toàn dự án.

Quy trình phối hợp & góp ý:

• Wecan trình bày mockup qua công cụ như Figma để bệnh viện dễ theo dõi và bình luận trực tiếp
• Bệnh viện góp ý về bố cục, tên gọi menu, hình ảnh đại diện, mức độ ưu tiên nội dung…
• Hai bên thống nhất về định hướng thiết kế, nhằm hạn chế chỉnh sửa sâu trong giai đoạn lập trình.

Bước 4: Hoàn thiện giao diện UI/UX

Sau khi các mockup được phê duyệt, Wecan Group bước vào giai đoạn hoàn thiện toàn bộ hệ thống giao diện UI/UX. Đây là quá trình thiết kế chi tiết toàn bộ các trang chức năng của website, bao gồm cả trang chính (trang chủ, giới thiệu, chuyên khoa) và các trang nghiệp vụ chuyên biệt như: đặt lịch khám, hồ sơ bệnh án, tra cứu kết quả, tư vấn từ xa, thanh toán viện phí…

Giai đoạn này cũng bao gồm việc thiết lập hệ thống giao diện thống nhất (UI System) với đầy đủ các thành phần (components) có thể tái sử dụng, đảm bảo trải nghiệm mượt mà và nhất quán trên mọi thiết bị – từ desktop đến mobile.

Mục tiêu chính của bước này:

• Thiết kế chi tiết toàn bộ giao diện cho tất cả các trang chính và trang chức năng nghiệp vụ.
• Đảm bảo tuân thủ bộ nhận diện thương hiệu và tiêu chuẩn thiết kế trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe.
• Thiết lập hệ thống UI gồm: layout, màu sắc, font chữ, icon, biểu mẫu, thẻ nội dung… có khả năng tái sử dụng và mở rộng.
• Thiết kế responsive chuẩn mobile-first, tối ưu thao tác người dùng trên mọi thiết bị.

Wecan triển khai các hoạt động chuyên sâu:

Xây dựng hệ thống UI chuẩn hóa (Design System)

• Thiết lập thư viện thành phần UI: nút bấm, form, thẻ bác sĩ, thẻ chuyên khoa, bảng giá, menu, breadcrumb, pop-up…
• Thiết lập Design Tokens: màu sắc, font chữ, spacing, icon, viền, shadow… đảm bảo đồng bộ trên toàn bộ giao diện.

Thiết kế các trạng thái giao diện đa dạng (UI States)

• Trạng thái mặc định – hover – đang tải – lỗi – trống dữ liệu – xác nhận thành công…
• Áp dụng logic Visual Hierarchy để điều hướng sự chú ý người dùng, giúp họ thao tác dễ hơn trong tình huống y tế

Tuân thủ chuẩn Accessibility & UI y tế

• Màu sắc đảm bảo tương phản cao (≥4.5:1), chữ dễ đọc, định vị rõ ràng.
• Cỡ chữ linh hoạt theo thiết bị, hỗ trợ người dùng cao tuổi, thị lực yếu.
• Giao diện thiết kế hướng Accessibility-First: hỗ trợ bàn phím, thuyết minh nội dung (ARIA), cấu trúc semantic rõ ràng.

Thiết kế giao diện responsive – đa thiết bị (Responsive Grid)

• Giao diện hoạt động tốt trên desktop, tablet, mobile.
• Tối ưu thao tác bằng ngón tay (mobile), điều hướng đơn giản, bố cục gọn gàng.
• Ưu tiên hiển thị thông tin quan trọng trên thiết bị nhỏ.

Nghiệm thu nội bộ và phản hồi cuối cùng:

• Wecan sẽ tổ chức phiên trình bày (UI Review) để kiểm tra giao diện toàn diện với đại diện bệnh viện.
• Hai bên rà soát yếu tố thương hiệu, thẩm mỹ, độ rõ ràng và hiệu quả điều hướng.
• Giao diện sau nghiệm thu sẽ được dùng làm cơ sở triển khai lập trình front-end ở bước tiếp theo.

Kết quả của bước 4 là bộ giao diện UI/UX hoàn chỉnh, được hệ thống hóa, đồng bộ, dễ mở rộng và thân thiện với người dùng y tế. Đây là bước tạo nên bản sắc hình ảnh chuyên nghiệp cho thương hiệu bệnh viện trên nền tảng số.

Bước 5: Lập trình & tích hợp hệ thống

Sau khi giao diện được hoàn thiện và phê duyệt, Wecan Group chuyển sang giai đoạn lập trình – hiện thực hóa toàn bộ thiết kế thành hệ thống website có khả năng vận hành thực tế, đáp ứng đầy đủ yêu cầu chuyên môn, bảo mật và tích hợp của ngành y tế.

Quy trình lập trình hệ thống tại Wecan bao gồm:

Tách biệt frontend & backend

• Frontend: Phát triển giao diện người dùng trên nền tảng hiện đại (ReactJS, VueJS), đảm bảo tốc độ, tương thích thiết bị và thân thiện người dùng.
• Backend: Xây dựng hệ thống xử lý dữ liệu bằng ngôn ngữ như Node.js, Laravel, hoặc Java Spring Boot – tùy hạ tầng và yêu cầu tích hợp của bệnh viện.

Tích hợp hệ thống quản lý bệnh viện (HIS) & phần mềm y tế qua API

• Kết nối dữ liệu qua RESTful API, HL7, hoặc giao thức FHIR để đồng bộ thông tin bệnh nhân, lịch khám, kết quả xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh…
• Đồng bộ hai chiều giữa website và hệ thống nội bộ của bệnh viện (HIS, LIS, PACS, CRM, ERP…)

Triển khai kiến trúc mở rộng (Modular / Microservices)

• Tách module theo từng chức năng: Đặt lịch, Tra cứu kết quả, Tư vấn từ xa, Tài khoản cá nhân, Hệ thống quản trị nội dung (CMS)…
• Giúp dễ dàng bảo trì, mở rộng tính năng, không ảnh hưởng tới hệ thống đang vận hành.

Kết quả của bước 5 là một website bệnh viện vận hành đầy đủ, kết nối liên thông với hệ thống nội bộ, có thể hoạt động ổn định, bảo mật cao, và mở rộng lâu dài theo định hướng chuyển đổi số y tế.

Bước 6: Kiểm thử toàn diện (Quality Assurance & Testing)

Sau khi hoàn tất lập trình, Wecan Group tiến hành kiểm thử toàn diện (Full-stack QA) trên môi trường staging (mô phỏng môi trường thật). Mục tiêu là đảm bảo hệ thống vận hành ổn định, chính xác, bảo mật và thân thiện với người dùng trước khi bàn giao chính thức cho bệnh viện.

Các nhóm kiểm thử chính bao gồm:

Kiểm thử chức năng (Functional Testing)

• Kiểm tra toàn bộ tính năng nghiệp vụ: đặt lịch khám, tìm bác sĩ, tạo tài khoản bệnh nhân, gửi xác nhận email/SMS, tra cứu kết quả xét nghiệm, thanh toán viện phí…
• Kiểm tra quy trình nghiệp vụ phức tạp như: xác thực hai bước, thay đổi lịch hẹn, trạng thái lịch đầy, xử lý lỗi hệ thống HIS…

Kiểm thử giao diện (UI/UX Testing)

• So sánh giữa thiết kế UI gốc và giao diện thực tế để đảm bảo đúng layout, màu sắc, font chữ, icon, spacing…
• Đánh giá trải nghiệm người dùng trên nhiều loại thiết bị và kích thước màn hình (mobile, tablet, desktop).

Kiểm thử thiết bị & trình duyệt (Compatibility Testing)

• Kiểm tra trên nhiều trình duyệt (Chrome, Safari, Firefox, Edge…) và hệ điều hành (Windows, macOS, iOS, Android)
• Đảm bảo không vỡ giao diện, không lỗi hiển thị – đặc biệt trên mobile (mobile-first optimization)

Kiểm thử hiệu năng (Performance Testing)

• Kiểm tra tốc độ tải trang (Page Load Time), thời gian phản hồi server (TTFB), và thời gian xử lý biểu mẫu.
• Thực hiện load test và stress test: giả lập hàng trăm người dùng đồng thời để kiểm tra khả năng chịu tải của hệ thống.

Kiểm thử API (API Testing)

• Đảm bảo các API kết nối giữa website và hệ thống HIS/CRM hoạt động đúng: lấy lịch khám, kết quả xét nghiệm, cập nhật trạng thái hồ sơ…
• Xác minh dữ liệu đầu vào/đầu ra, mã phản hồi (status code), tốc độ phản hồi API.

Quy trình kiểm thử phối hợp với bệnh viện:

• Wecan gửi Test Plan & Test Case chi tiết cho bệnh viện: mô tả kịch bản kiểm thử, kết quả mong đợi, người phụ trách kiểm tra.
• Cung cấp Bug Report rõ ràng: lỗi được ghi nhận, mức độ nghiêm trọng, hình ảnh/video minh họa.
• Phối hợp xử lý lỗi theo chu kỳ (fix – kiểm tra lại – xác nhận).

Kết quả của bước này là một hệ thống website được kiểm tra chặt chẽ, có thể vận hành ổn định trong môi trường thực tế, giảm thiểu lỗi nghiệp vụ và tăng sự hài lòng cho người dùng cuối.

Bước 7: A/B Testing

Sau khi website được kiểm thử và vận hành ổn định, Wecan có thể triển khai thêm giai đoạn A/B Testing để tối ưu hiệu quả sử dụng thực tế.

Mục tiêu chính:

• Tăng tỷ lệ đặt lịch thành công (online booking conversion rate)
• Tối ưu nút kêu gọi hành động (CTA): màu sắc, vị trí, văn bản.
• Cải thiện chỉ số tương tác như: thời gian ở lại trang, số trang/phiên, tỷ lệ thoát (bounce rate)

Để biết thêm Quy trình A/B Testing website bệnh viện tại Wecan Group, hãy liên hệ chuyên gia  098.44.66.909 (Mr. Nam) để biết thêm thông tin chi tiết.

A/B Testing không bắt buộc với mọi dự án, vì đây là bước nâng cao, phát sinh thêm chi phí về nhân sự, công cụ đo lường và thời gian triển khai. Tuy nhiên, nếu được đầu tư đúng cách, A/B Testing có thể mang lại hiệu quả vượt trội, tối ưu chuyển đổi và cải thiện trải nghiệm người dùng theo dữ liệu thực tế. Do đó, bệnh viện cần cân nhắc ngân sách và mục tiêu khi quyết định có triển khai bước này hay không.

Bước 8: Đào tạo & bàn giao

Sau khi hoàn thiện và kiểm thử toàn bộ hệ thống, Wecan Group tiến hành đào tạo và bàn giao để đội ngũ bệnh viện có thể quản trị, cập nhật và vận hành website một cách chủ động, hiệu quả và an toàn.

Nội dung đào tạo bao gồm:

• Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản trị nội dung (CMS): cách thêm, sửa, xoá thông tin bác sĩ; cập nhật lịch khám, bài viết y tế, thông báo lịch nghỉ.
• Hướng dẫn quản lý chuyên mục, hình ảnh, tài liệu và các phần nội dung khác trên trang web.
• Hướng dẫn cách kiểm tra tình trạng website, xử lý một số lỗi cơ bản và quy trình cập nhật định kỳ.
• Đào tạo trực tiếp hoặc qua video/Zoom, kèm theo tài liệu PDF dễ tra cứu.

Wecan bàn giao cho bệnh viện, phòng khám các hạng mục sau:

• Tài khoản quản trị hệ thống: bao gồm tài khoản CMS, server và các công cụ giám sát website.
• Mã nguồn website đầy đủ: cả phần frontend, backend và cơ sở dữ liệu.
• Tài liệu vận hành nội bộ: hướng dẫn sử dụng CMS chi tiết.

Bước 9: Nghiệm thu & Bảo hành hệ thống

Sau khi hoàn tất đào tạo và bàn giao, Wecan Group phối hợp cùng bệnh viện, phòng khám tiến hành nghiệm thu toàn bộ hệ thống website. Đây là bước đánh giá cuối cùng để xác nhận rằng sản phẩm đã được xây dựng đúng theo cam kết, đảm bảo đầy đủ tính năng, giao diện, hiệu suất và tính bảo mật.

Quy trình nghiệm thu được thực hiện theo checklist chi tiết, bao gồm:

• Kiểm tra toàn bộ tính năng cốt lõi: đặt lịch khám, tra cứu bác sĩ, chuyên khoa, dịch vụ, kết quả xét nghiệm, thanh toán…
• Đối chiếu quy trình người dùng thực tế với sơ đồ hành trình UX đã thống nhất từ đầu.
• Đánh giá khả năng hiển thị trên các thiết bị (PC, tablet, mobile), tốc độ tải trang, khả năng tương thích trình duyệt.
• Kiểm tra giao diện, nội dung và cấu trúc trang theo bản thiết kế đã duyệt.
• Đảm bảo tích hợp thành công với các hệ thống như HIS, CRM, PACS, cổng thanh toán hoặc chatbot.

Sau khi nghiệm thu đạt yêu cầu và website chính thức được đưa vào vận hành. Wecan Group tiếp tục đồng hành cùng bệnh viện với gói bảo hành 1 năm (360 ngày), xử lý sự cố khi có lỗi.

Wecan Group sẵn sàng tư vấn mở rộng chức năng, cải tiến nội dung và tích hợp hệ thống mới. Mục tiêu cuối cùng là phát triển website thành nền tảng số ổn định và bền vững, đáp ứng đúng cam kết ban đầu và sẵn sàng mở rộng trong tương lai.

Xem thêm Báo giá thiết kế website bệnh viện tại Wecan Group

 

Liên hệ Wecan Group – Công ty thiết kế website bệnh viện hiện để được tư vấn miễn phí và toàn diện

Hotline: 098.44.66.909 (Mr. Nam)