Hướng dẫn cách tìm thuê đơn vị thiết kế web hiệu quả

Wecanadmin  /  20.02.2022

     Công việc kinh doanh hiện đại rất cần có một trang web hỗ trợ, đó có thể là cửa hàng trực tuyến hay chỉ đơn giản là một địa chỉ để khách hàng tìm kiếm thông tin về sản phẩm dịch vụ. Bắt kịp với nhu cầu này, trên thị trường hiện nay có rất nhiều đơn vị thiết kế website và rất dễ dàng để bạn có thể tìm thuê một đối tác thiết kế web. Tuy nhiên, nhiều sự lựa chọn đôi khi cũng không hẳn là điều tốt.

     Có quá nhiều lựa chọn thực sự làm cho việc đưa ra quyết định trở nên khó khăn hơn vì điều đó đồng nghĩa sẽ xảy ra nhiều khả năng lựa chọn sai hơn. Điều này càng trở thành vấn đề lớn hơn nếu bạn chưa từng có kinh nghiệm làm việc với các đơn vị thiết kế website. Đó là lý do Wecan Group tổng hợp các thông tin cần thiết để hướng dẫn quy trình thuê một nhà thiết kế web từ đầu đến cuối.

Bước 1: Bắt đầu với một bản tóm tắt thiết kế web

     Trước khi thuê đơn vị thiết kế web, bạn nên liệt kê chi tiết về những gì bạn đang mong muốn thực hiện. Bạn có thể hình dung là “Tôi cần một trang web như thế nào?” thật rõ ràng. Lựa chọn xây dựng loại trang web như thế nào? Có bao nhiêu trang con trên web? Nội dung nào cần xuất hiện trên mỗi trang? Tiêu đề và nội dung cần những gì? Phong cách trang web mà doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm là gì?

     Đó là tất cả các thông tin cụ thể mà bạn sẽ cần phải trao đổi cụ thể với đơn vị thiết kế web.

     Nếu đây là lần đầu tiên bạn xây dựng một trang web (hoặc làm việc với bất kỳ nhà thiết kế nào), bạn có thể chưa nắm rõ được chính xác những gì mà nhà thiết kế web đang làm. Nói chung là, đơn vị thiết kế web sẽ sử dụng chủ yếu nội dung mà bạn cung cấp và thiết kế dựa trên thương hiệu của bạn kết hợp cùng kiến thức chuyên môn về các tiêu chuẩn thiết kế web. Với quy trình đó, hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị sẵn sàng các hạng mục dưới đây để có thể xây dựng website hiệu quả:

• Chiến lược kỹ thuật số: Tại sao bạn cần làm website? Các mục tiêu (có thể đo lường) bạn hướng đến là gì? Bộ phận marketing có thể giúp bạn trả lời những câu hỏi này.
• Nghiên cứu thị trường: Bao gồm cả đối tượng khách hàng mục tiêu và đối thủ cạnh tranh.
• Ngân sách và thời gian: Cân nhắc cả về thời gian thực hiện và giá cả tối đa để triển khai thực hiện các ý tưởng về trang web của bạn.
• Danh mục các trang và yếu tố cần thiết cho website: Cân nhắc xây dựng wireframe (khung sườn) cơ bản và sơ đồ trang web để hiểu được cấu tạo website.
• Logo và thương hiệu: Đơn vị chuyên thiết kế logo/thương hiệu có thể giúp bạn vấn đề này. Hãy lưu ý đến sự hài hòa của phông chữ và cách phối màu cho thương hiệu.
• Bản sao trang web: Người viết nội dung có thể giúp bạn điều này.
• Hình ảnh và video: Đơn vị thiết kế web có thể tự tìm kiếm các hình ảnh nhưng lưu ý rằng vẫn cần phải mua bản quyền của những hình ảnh đấy. Còn để chân thực hơn, bạn nên giới thiệu hình ảnh của chính doanh nghiệp. Và bạn nên thuê một nhiếp ảnh gia/ nhà sản xuất video để có những tư liệu với chất lượng tốt nhất.
• Tham khảo phong cách: Tham khảo một số trang web để tìm phong cách bạn đang muốn hoặc không muốn mô phỏng theo.
• Yêu cầu về tệp: Nếu bạn đang làm việc với một lập trình viên, hãy đảm bảo rằng bạn biết họ sẽ cần những loại tệp thiết kế web nào.

     Cuối cùng, bạn cần tổng hợp tất cả những nội dung trên vào một bản tóm tắt để các thông tin của dự án sẵn sàng giao cho đơn vị thiết kế.

Bước 2: Quyết định phong cách nhà thiết kế bạn cần

     “Web designer – thiết kế web” thường là kiểu nhà thiết kế mà mọi người thường hay nghĩ tới khi có nhu cầu xây dựng trang web. Nhưng sự thật là thiết kế web chỉ là một trong số rất nhiều ngành trong lĩnh vực thiết kế kỹ thuật số. Điểm mấu chốt là bạn cần am hiểu các lĩnh vực khác nhau để đảm bảo có thể tìm được chính xác đơn vị thiết kế web có khả năng thỏa mãn nhu cầu của bạn. Trong một số trường hợp, bạn có thể cần nhiều nhà thiết kế hoặc  các chuyên gia tham gia cùng dự án.

Tham khảo phân tích đầy đủ của chúng tôi về các loại nhà thiết kế kỹ thuật số khác nhau >>

     Nói chung, “web designer” dùng để mô tả các chuyên gia tập trung vào phần hình ảnh (hoặc giao diện người dùng) của trang web mà khách truy cập sẽ xem và tương tác. Họ cung cấp hình ảnh mô phỏng ngoại tuyến của trang web bằng cách sử dụng phần mềm như Photoshop hoặc Sketch. Các nhà phát triển web (web developers – là những người viết mã “back-end” để làm cho trang web hoạt động) sử dụng mô hình ngoại tuyến phía trên và phát triển chúng thành trang web thực sự. Nói tóm lại, phát triển web và thiết kế web là những lĩnh vực riêng biệt và bạn phải cần cả hai để tạo ra một trang web hoàn chỉnh.

     Hầu hết các nhà thiết kế web hiện nay sẽ xử lý website trên cả phiên bản di động và máy tính để bàn nhằm duy trì tính nhất quán trực quan (bạn nên thống nhất chi phí với nhà thiết kế trước khi triển khai). Ngoài ra, nếu bạn cần thiết kế trên nền tảng di động với mức độ tương tác của người dùng cao hơn (chẳng hạn như mua sắm, trò chuyện hoặc tạo hồ sơ), bạn có thể sẽ cần một nhà thiết kế ứng dụng hoặc nhà thiết kế UX.

     Ngoài việc lựa chọn lĩnh vực thiết kế, bạn cần suy nghĩ đến các yếu tố khác đặc trưng cho dự án và sở thích của mình. Ví dụ, bạn cảm thấy phù hợp với việc cộng tác từ xa hay bạn cần đơn vị thiết kế phải trao đổi trực tiếp? Đây là thiết kế trang web một lần hay sẽ cần bảo trì và cập nhật thiết kế liên tục? Nói cách khác, bạn cần một nhà thiết kế website ngắn hạn hay lâu dài?

Bước 3: Thu thập danh sách các nhà thiết kế web tiềm năng

     Bây giờ bạn đã có ý tưởng về những gì bạn cần và người tạo ra nó, tất cả những gì còn lại là tìm nhà thiết kế web. Tất nhiên, bạn sẽ phải tìm một vài đơn vị để tham khảo. Bạn nên tạo một mạng lưới và danh sách các đối tác để đảm bảo rằng luôn có các lựa chọn khi cần. Hãy xem qua một số kênh phổ biến nhất để tìm thuê một nhà thiết kế web.

• Giới thiệu: Một trong những kênh rõ ràng và đáng tin cậy nhất để tìm một nhà thiết kế web là liên hệ với những người chuyên nghiệp trong lĩnh vực của bạn. Hỏi họ xem họ đã từng làm việc với nhà thiết kế web nào chưa và họ có muốn giới thiệu đơn vị nào cho bạn không? Điều này không chỉ giúp bạn tìm được một nhà thiết kế tốt mà còn là sự chứng thực đáng tin cậy về hiệu quả làm việc của họ.
• Trang web Freelancer: Nền tảng Freelancer là cộng đồng trực tuyến toàn cầu được thiết kế đặc biệt để cung cấp cho các nhà quảng cáo và khách hàng một nơi để gặp gỡ và hoàn thành công việc. Trên một nền tảng như 99designs, bạn có thể dễ dàng xem hồ sơ năng lực của nhà thiết kế, trao đổi với nhà thiết kế, thương lượng giá cả, cộng tác thông qua không gian làm việc của dự án, gửi và nhận tệp, trao đổi thanh toán an toàn và để lại đánh giá mà không cần rời khỏi trang web.
• Các trang mạng chuyên nghiệp: Bạn có thể tạo tin tuyển dụng trên một trang như LinkedIn. Điều này cho phép tiếp cận nhiều ứng viên khác nhau nhưng bạn sẽ cần phải tự mình kiểm tra lại thông tin (mặc dù nhiều công ty sử dụng phần mềm để tự động sàng lọc hồ sơ). Điều này phù hợp cho các vị trí làm việc lâu dài hơn là các dự án chỉ thực hiện một lần, nhưng chúng cũng giúp tìm kiếm nhân tài tại nơi bạn cần.

• Các đại lý tuyển dụng / nhân sự: Những đại lý này căn cứ vào bản tóm tắt dự án và giới thiệu các ứng viên phù hợp từ nguồn nhân sự đã được kiểm duyệt của họ. Các đại lý này sẽ tính phí giới thiệu cho bất kỳ ứng viên nào bạn thuê: thường tương đương với tỷ lệ phần trăm lương năm đầu tiên của người mới tuyển dụng. Creative Circle là một ví dụ cho việc tìm kiếm các nhà thiết kế web.
• Các công ty thiết kế web: Các công ty thiết kế web có đầy đủ nhân viên để cung cấp các dịch vụ thiết kế. Đây thường là công ty đa chức năng, trong đó khách hàng có thể nhận được mọi thứ từ tư vấn marketing đến thiết kế web để mã hóa phát triển lên website. Thay vì làm việc với một nhà thiết kế web duy nhất, khách hàng được cả một đội ngũ chuyên gia hỗ trợ. Vì thế nên chi phí thông qua kênh này cũng sẽ khá cao. Bạn có thể tìm hiểu các đại lý thông qua các trang web như Clutch – nơi phân tích thị trường để tạo ra danh sách xếp hạng các công ty.

Bước 4: Chọn nhà thiết kế tốt nhất cho dự án của bạn

     Bây giờ, đã đến lúc thu hẹp danh sách ứng viên của bạn. Hãy nhớ rằng bạn không chỉ cần một nhà thiết kế web xuất sắc mà bạn còn cần một nhà thiết kế web phù hợp. Để tìm ra điều này, bạn cần xem xét hồ sơ năng lực và tính chuyên nghiệp của từng nhà thiết kế.

     Tất nhiên, hồ sơ năng lực của họ phải đẹp. Quan trọng nhất là phải ổn định. Khi xem xét năng lực, hãy lướt qua một vài phần đầu tiên của họ (thường là tốt nhất) và đảm bảo rằng có đầy đủ dữ liệu về các dự án họ đã thực hiện kèm đánh giá về chúng một cách nhất quán nhất.

     Mặc dù có thể dễ dàng nhận ra thiết kế ‘đẹp’, nhưng điều quan trọng là bạn phải thực tế trong việc đánh giá chất lượng thiết kế. Cụ thể là bạn có muốn kết hợp cùng thương hiệu của mình không, bất kể nhà thiết kế tài năng đến đâu, phong cách của họ phải phù hợp với dự án và đối tượng khách hàng của bạn.

     Ở giai đoạn này, bạn nên liên hệ với các ứng viên để thảo luận chi tiết hơn về dự án và đánh giá sự quan tâm của họ. Bạn có thể cảm nhận rõ sự chuyên nghiệp và phong cách giao tiếp của họ. Điều này có thể khó đánh giá vì nó phụ thuộc vào các yếu tố giữa các cá nhân, quan điểm và cảm xúc của bạn.

     Tính chuyên nghiệp không chỉ là lịch sự. Đó là năng lực. Họ có nói như họ đã làm điều này trước đây không? Họ có đặt kỳ vọng không? Điều khoản của họ rõ ràng như thế nào? Những câu hỏi họ hỏi về dự án của bạn có sắc sảo và sâu sắc không? Và cuối cùng, họ có thực sự nhiệt tình với dự án và thương hiệu của bạn không?

Bước 5: Thương lượng các điều khoản và giá cả

     Cân nhắc cuối cùng để thuê một nhà thiết kế web vô cùng thiết thực đó là tìm hiểu xem liệu ngân sách và lịch trình của họ có thể phù hợp với bạn hay không. Khi nói đến chi phí, một số nhà thiết kế web sẽ tiêu chuẩn hóa giá của họ (mỗi trang, mỗi giờ làm việc, v.v.). Một số có thể sẽ thay đổi giá giữa các dự án, khi họ đã ước tính khối lượng công việc sẽ thực hiện.

     Điều quan trọng là bạn phải hiểu cụ thể các điều khoản về chi phí. Thời gian và hình thức thanh toán như thế nào? Chi phí có bao gồm phiên bản dành cho thiết bị di động và máy tính bảng không? Bạn có thể yêu cầu chỉnh sửa bao nhiêu lần trước khi phải trả thêm phí? Điều khoản khi thực hiện quá hạn thời gian là gì? Điều khoản hủy bỏ hợp đồng là gì?

     Một trong những điều khiến một dự án xảy ra sai sót là thông tin các điều khoản bị sai trong giai đoạn đầu, vì vậy hãy cố gắng cụ thể nhất mọi tình huống mà bạn có thể nghĩ ra.

     Cuối cùng, bạn phải thống nhất cách thức triển khai công việc. Các nội dung trao đổi sẽ qua email hay trong một không gian làm việc an toàn như Dự án 1-1 của 99designs? Nếu bạn cần tổ chức các cuộc họp thường xuyên thì tần suất và địa điểm như thế nào?

     Nếu bạn không thể đồng ý với các điều khoản, hãy quay lại Bước 3. Nếu không, bạn nên viết các điều khoản này bằng văn bản, tốt nhất là trong hợp đồng với Freelancer. Một trong những điều khoản quan trọng nhất mà bạn cần là thỏa thuận rằng bạn trả tiền để độc quyền sở hữu trí tuệ đối với thiết kế. Ví dụ: 99designs chứng minh Thỏa thuận chuyển giao thiết kế cho người dùng cụ thể cho mục đích này.

Thuê đơn vị thiết kế web phù hợp

     Nhờ nguồn cung dồi dào, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm đối tác để thiết kế web. Nhưng hãy nhớ rằng thử thách thực sự đến sau khi bạn thuê một nhà thiết kế. Bởi vì từ lúc này, bạn phải thực sự bắt tay vào triển khai xây dựng trang web! Chìa khóa cho mối quan hệ làm việc lành mạnh là giao tiếp và phản hồi chu đáo và bạn có thể sẽ vuột mất cơ hội nếu không để tâm đến điều này.

     Cuối cùng, đừng quên để lại đánh giá qua kênh mà bạn đã lựa chọn được đối tác thiết kế web hiệu quả nhé. Và bất cứ khi nào một trong những người bạn hoặc đồng nghiệp của bạn cần thuê một nhà thiết kế web, bạn sẽ biết người nào phù hợp để giới thiệu.

Theo 99designs.com