Thiết kế Website AI cho trung tâm tổ chức sự kiện

Wecanadmin  /  Twitter 02.10.2025

1. Thực trạng website trung tâm tổ chức sự kiện

Hiện nay, website trung tâm tổ chức sự kiện vẫn chỉ dừng ở mức corporate website (giới thiệu dịch vụ, hình ảnh), chưa được khai thác như một digital marketing & sales platform.

• Dịch vụ mô tả chung chung, thiếu gợi ý theo số khách, ngân sách, phong cách.
• Website như brochure, thiếu chatbot, automation, báo giá nhanh.
• Giá chỉ ghi “Liên hệ”, khách khó so sánh nhanh.
• Không tích hợp CRM, dữ liệu rời rạc, khó remarketing.

2. Thiết kế Website AI cho trung tâm tổ chức sự kiện

Thiết kế Website AI cho trung tâm tổ chức sự kiện là giải pháp nâng cấp toàn diện, biến website từ brochure tĩnh thành trợ lý tư vấn tổ chức sự kiện ảo 24/7.

Khách chỉ cần chat để được tư vấn gói dịch vụ, so sánh, đặt cọc, thanh toán và nhận nhắc lịch tái đặt sự kiện.

• Tư vấn dịch vụ cá nhân hóa
  Khách nhập nhu cầu (“Hội nghị 200 khách, ngân sách 150 triệu”) → AI lọc ra 3 gói phù hợp, kèm chi phí dự kiến ±5%.
• So sánh & gợi ý gói thông minh
  AI tạo bảng so sánh thực đơn – không gian – giá, giúp rút ngắn 60% thời gian ra quyết định.
• Đề xuất dịch vụ bổ sung
  Khách chọn gói cưới → AI gợi thêm ban nhạc, MC, photobooth; khách chọn hội nghị → gợi thêm LED, phiên dịch.
• Thanh toán & đặt cọc ngay trong chat
  AI tích hợp ví điện tử, khách có thể đặt cọc chỉ trong 3 phút, giảm 40% tỷ lệ bỏ ngang.
• Nhắc lịch & chăm sóc sau sự kiện
  AI lưu hồ sơ sự kiện, tự động nhắc kỷ niệm cưới sau 1 năm hoặc hội nghị định kỳ hàng quý, kèm ưu đãi riêng.
• CRM thông minh
  AI phân tích dữ liệu: 45% khách cưới → tiệc 200–300 khách, 30% hội nghị → dưới 150 khách, giúp trung tâm định hình gói chủ lực.

Khác biệt website AI so với website truyền thống

• Từ “catalog dịch vụ” → thành AI Event Platform.
• AI xử lý trọn quy trình: tư vấn – so sánh – đặt cọc – upsell – nhắc lịch.
• Dữ liệu khách được phân tích real-time → marketing cá nhân hóa, tăng tỷ lệ quay lại.

3. Trải nghiệm khách hàng trên Website AI 

Tình huống 1: Chị Mai – đặt tiệc cưới 300 khách

Chị Mai (28 tuổi, TP.HCM) muốn tổ chức tiệc cưới sang trọng cho khoảng 300 khách, ngân sách 250 triệu.

Bước 1 – Nhập yêu cầu

Chị Mai mở website, chat với AI:

• “Tiệc cưới 300 khách, phong cách sang trọng, ngân sách 250 triệu.”

Bước 2 – AI gợi ý

🤖 AI phân tích nhu cầu và đưa ra 3 lựa chọn:

• Gói Classic – 230 triệu: menu 8 món, sân khấu cơ bản.
  Gói Premium – 250 triệu: menu 10 món, backdrop hoa tươi, MC chuyên nghiệp.
  Gói Luxury – 280 triệu: menu 12 món, nhạc sống, pháo hoa lạnh.
• Kèm bảng so sánh menu – dịch vụ – không gian.

🤖 AI hỏi thêm:

• “Chị có muốn bổ sung dịch vụ chụp ảnh cưới + quay phim trong gói Premium (giảm 10%) không?”

Bước 3 – Mua & thanh toán

Chị Mai:

• “Chị chọn gói Premium, không cần quay phim.”

🤖 AI tạo đơn hàng:

• Gói Premium – 250.000.000đ
  Giảm giá 5% khi thanh toán online → 237.500.000đ

🤖 AI gợi ý thanh toán:

• “Chị chọn Momo, ZaloPay, VNPay hoặc chuyển khoản nhé.”

Chị Mai:

• Thanh toán qua ZaloPay, hệ thống gửi hợp đồng điện tử + xác nhận email tức thì.

Bước 4 – Nhắc lịch & chăm sóc sau mua

🤖 AI nhắn:

• “Chị Mai ơi, em sẽ nhắc chị lịch duyệt menu thử trước tiệc 2 tuần. Sau lễ cưới, chị có muốn nhận gói ưu đãi kỷ niệm cưới 1 năm (giảm 20%) không ạ?”

📌 Với AI, việc chọn gói cưới chỉ mất 30 phút thay vì 2-3 ngày gặp trực tiếp, khách vẫn được tư vấn chi tiết, hưởng khuyến mãi, và nhắc lịch chăm sóc tự động.

Tình huống 2: Anh Hùng – đặt hội nghị công ty 150 người

Anh Hùng (42 tuổi, Hà Nội) muốn tổ chức hội nghị khách hàng cho 150 người, có màn LED lớn và livestream.

Bước 1 – Nhập yêu cầu

Anh Hùng mở website, chat với AI:

• “Hội nghị 150 khách, cần LED và livestream.”

Bước 2 – AI gợi ý

🤖 AI phân tích nhu cầu và đưa ra 2 gói:

• Gói Standard – 90 triệu: hội trường 200 khách, LED 10m², âm thanh tiêu chuẩn.
  Gói Pro – 120 triệu: LED 20m², livestream đa nền tảng, 2 MC song ngữ.
• AI kèm bảng so sánh chi phí – dịch vụ – tiện ích.

🤖 AI hỏi thêm:

• “Anh có muốn bổ sung gói tea-break 150 khách (20 triệu) để tiếp khách không?”

Bước 3 – Mua & thanh toán

Anh Hùng:

• “Anh chọn Gói Pro + tea-break.”

🤖 AI tạo đơn hàng:

• Gói Pro – 120.000.000đ
• Tea-break 150 khách – 20.000.000đ
• Tổng: 140.000.000đ

🤖 AI gợi ý thanh toán:

• “Anh có thể thanh toán qua VNPay, Momo, hoặc chuyển khoản doanh nghiệp.”

Anh Hùng:

• Anh Hùng thanh toán VNPay, nhận hợp đồng điện tử và lịch hẹn khảo sát hội trường ngay.

Bước 4 – Nhắc lịch & chăm sóc sau mua

🤖 AI nhắn:

• “Anh Hùng ơi, hội nghị sẽ diễn ra ngày 25/11. Em sẽ gửi bản demo setup hội trường 3D cho anh duyệt trước 1 tuần.”

Sau sự kiện, AI nhắc:

• “Anh có muốn đặt hội nghị tri ân khách hàng năm sau? Nếu đặt trước, giảm 15%.”

📌 Với Website AI, thời gian chọn gói hội nghị giảm từ 3 ngày xuống còn 20 phút, đồng thời trung tâm tăng thêm 20 triệu doanh thu phụ trợ từ tea-break.

4. Lợi ích triển khai Website AI cho trung tâm tổ chức sự kiện

Khách hàng

• Chọn gói nhanh, chỉ 10–20 phút thay vì 2–3 ngày.
• So sánh minh bạch, thấy ngay giá và dịch vụ kèm.
• Thanh toán tiện lợi, đặt cọc online, nhận hợp đồng điện tử.
• Được nhắc lịch kỷ niệm và gợi ý ưu đãi sau sự kiện.

Trung tâm tổ chức sự kiện

• Tăng chốt đơn, thêm 25–30% hợp đồng thành công.
• Doanh thu phụ trợ tăng 15–20% nhờ upsell dịch vụ.
• Giảm 30–40% chi phí nhân sự tư vấn nhờ AI hỗ trợ.
• CRM lưu hành vi khách để cá nhân hóa marketing.

5. Nếu không triển khai Website AI, trung tâm sẽ mất gì

Mất khách online

• Website chỉ như catalog, khách khó chọn gói.
• Họ dễ rời sang đối thủ có tư vấn nhanh hơn.

Mất doanh thu dịch vụ phụ trợ

• Không upsell tea-break, MC, quay phim.
• Doanh thu chỉ dừng ở gói cơ bản, lợi nhuận thấp.

Mất khách quay lại

• Không có nhắc kỷ niệm cưới, hội nghị thường niên.
• Sau 6–12 tháng, khách quên và chọn đơn vị khác.

Mất dữ liệu khách hàng

• Chỉ lưu đơn lẻ, không phân tích nhu cầu.
• Không cá nhân hóa khuyến mãi, marketing kém hiệu quả.

6. Quy trình 9 bước triển khai Website AI cho trung tâm tổ chức sự kiện

Để Website AI không chỉ là chatbot, mà trở thành trợ lý sự kiện 24/7, trung tâm cần triển khai theo quy trình: từ mục tiêu → dữ liệu → hệ thống → trải nghiệm → tối ưu.

Bước 1: Xác định mục tiêu kinh doanh

• Tăng tỷ lệ chốt hợp đồng online, giảm khách bỏ đi.
• Tăng doanh thu từ dịch vụ phụ trợ (MC, trang trí, quay phim).
• Giữ chân khách bằng nhắc lịch kỷ niệm, hội nghị định kỳ.

Bước 2: Nghiên cứu hành vi & phân khúc khách

• Khách cá nhân: tiệc cưới, sinh nhật, kỷ niệm → quan tâm giá, phong cách, hình ảnh không gian.
• Khách doanh nghiệp: hội nghị, hội thảo, ra mắt sản phẩm → cần sức chứa, thiết bị, dịch vụ livestream.
• Khách tổ chức lớn: sự kiện nghệ thuật, triển lãm → ưu tiên âm thanh ánh sáng, logistics.

Bước 3: Chuẩn hóa dữ liệu dịch vụ

• Gói dịch vụ: loại sự kiện, số khách, chi phí, tiện ích kèm.
• Kho ảnh 360° hội trường và video set up giúp khách hình dung thực tế.
• Khuyến mãi: giảm giá đặt sớm, combo gói cưới + quay phim, tea-break kèm hội nghị.

📌 Giúp AI tư vấn chính xác, tránh gợi ý sai quy mô sự kiện.

Bước 4: Thiết kế hành trình khách (Customer Journey)

• Khách nhập nhu cầu → AI gợi gói phù hợp → so sánh dịch vụ → đặt cọc online → nhận hợp đồng điện tử → nhắc lịch duyệt menu/sân khấu → upsell dịch vụ bổ sung.
• Tất cả diễn ra ngay trong khung chat.

Bước 5: Lựa chọn nền tảng AI phù hợp

• AI hiểu tiếng Việt tự nhiên, xử lý tốt cả “ngôn ngữ đời thường”.
• Giọng điệu chuyên nghiệp nhưng thân thiện.
• Hỗ trợ đa kênh: Website, App, Zalo OA, Messenger.

Bước 6: Tích hợp hệ thống lõi trung tâm

• CRM: lưu loại sự kiện, số khách, ngân sách.
• OMS/POS: quản lý lịch đặt chỗ, tồn kho thiết bị, dịch vụ phụ trợ.
• Payment Gateway: Momo, ZaloPay, VNPay, Visa/Master.

📌 Đảm bảo AI trả lời chính xác: còn chỗ không, giá bao nhiêu, dịch vụ gì kèm.

Bước 7: Huấn luyện AI theo dữ liệu thực tế

• Tư vấn cưới theo số khách và ngân sách.
• Dữ liệu từ sự kiện đã tổ chức: loại hình, ngân sách trung bình, dịch vụ hay chọn.
• Hội nghị: gợi thêm LED, livestream, tea-break.
• Upsell: trang trí, MC, ban nhạc, chụp ảnh, quay phim… AI gợi đúng thời điểm.

Bước 8: Thiết kế giao diện hội thoại thông minh

• Chatbox hiển thị nổi bật trên cả PC & mobile.
• Nút nhanh: “Chọn gói – Báo giá – Đặt lịch – Thanh toán”.
• Mobile-first, phản hồi tức thì.

Bước 9: Kiểm thử, vận hành & tối ưu liên tục

• A/B test: so sánh tỷ lệ chốt đơn giữa AI và nhân viên.
• KPI: giá trị trung bình hợp đồng, doanh thu phụ trợ, tỷ lệ khách quay lại.
• Cập nhật gói mới, CTKM, tối ưu hội thoại AI.

Wecan Group – Đối tác triển khai Website AI cho trung tâm tổ chức sự kiện

Wecan Group là đơn vị tiên phong tại Việt Nam trong việc ứng dụng AI vào ngành dịch vụ sự kiện, mang đến giải pháp trọn gói từ tư vấn, thiết kế, triển khai đến tối ưu vận hành.

Smart Event Integration

• Kết nối POS, CRM, booking, thanh toán và quản lý lịch sự kiện.
• Đồng bộ lịch phòng, dịch vụ âm thanh ánh sáng, thực đơn real-time để AI tư vấn chính xác.

AI Assistant 24/7

• Chatbot tiếng Việt tự nhiên, hiểu ngôn ngữ đời thường.
• Hỗ trợ khách chọn gói theo số khách, ngân sách, phong cách.
• Gợi ý dịch vụ bổ sung như MC, ban nhạc, trang trí và báo giá tức thì.
• Hoạt động đa kênh: Website, App, Zalo OA, Messenger.

Personalized Event Journey

• AI ghi nhớ lịch sử đặt tiệc, phong cách đã chọn, ngân sách thường dùng.
• Gợi ý nâng cấp gói, dịch vụ kèm, hoặc nhắc lại sự kiện định kỳ như hội nghị thường niên, kỷ niệm cưới.
• Gửi ưu đãi cá nhân hóa giúp tăng tỷ lệ quay lại.

End-to-End Implementation

• Khảo sát hành vi khách → thiết kế hành trình trải nghiệm → huấn luyện AI → triển khai đa kênh.
• Đồng hành liên tục để tối ưu KPI: tỷ lệ chốt booking, giá trị hợp đồng, doanh thu dịch vụ cộng thêm.

📞 Liên hệ 098.44.66.909 (Mr. Nam) để được tư vấn giải pháp Website AI cho trung tâm tổ chức sự kiện.