Thiết kế Website AI cho Trường học – Cổng tuyển sinh & đào tạo thông minh

Wecanadmin  /  Twitter 03.09.2025

1. Những bất cập trên website trường học tại Việt Nam

Mặc dù nhiều trường học đã có website riêng, nhưng trải nghiệm của người dùng, từ thí sinh, học viên đến phụ huynh, vẫn còn tồn tại nhiều bất cập:

• Thông tin rời rạc
  Chương trình học, học phí, và chỉ tiêu tuyển sinh thường nằm rải rác trong các file PDF hoặc nhiều trang con, khiến việc tìm kiếm thông tin trở nên khó khăn.
• Tư vấn chậm trễ
  Thí sinh và phụ huynh muốn giải đáp nhanh các câu hỏi về điểm, học phí hay thủ tục, nhưng phải tự tra cứu, gọi hotline, hoặc chờ email phản hồi.
  Thiếu cá nhân hóa
  Mọi người dùng nhận thông tin chung chung, không có gợi ý phù hợp theo ngành học, sở thích, hay bối cảnh hội thoại cụ thể.
  

Đây là nguyên nhân chính khiến nhiều bạn trẻ tìm đến các hội nhóm trên Facebook, hoặc đơn giản là lựa chọn những ngôi trường có cổng thông tin hiện đại hơn để tìm hiểu.

2. Thiết kế Website AI cho Trường học

Thiết kế Website AI cho Trường học là bước chuyển đổi số toàn diện, nâng cấp website từ trang thông tin tĩnh thành trợ lý tuyển sinh & học vụ thông minh 24/7 (AI Education Assistant).

Phụ huynh và học sinh không cần tự tìm – tự gửi hồ sơ, mà có thể tra cứu – tư vấn ngành học – nộp hồ sơ – đóng học phí – theo dõi học vụ ngay trong một khung chat AI duy nhất.

• Tư vấn cá nhân hóa
  AI hiểu tiếng Việt tự nhiên, trả lời tức thì các câu hỏi như “Học phí ngành Kinh tế?” hay “Điểm chuẩn ngành Luật?”, đồng thời gợi ý ngành học phù hợp.
• Xử lý hồ sơ real-time
  Tiếp nhận hồ sơ trực tuyến, xác nhận tình trạng xét tuyển, gửi lịch thi và tài liệu hướng dẫn trong chat.
• Thanh toán học phí trong chat
  Tích hợp Momo / ZaloPay / VNPay, xuất hóa đơn điện tử tự động.
• Theo dõi học vụ & chăm sóc học viên
  Đồng bộ lịch học, lịch thi, kết quả; nhắc hạn đóng học phí, gửi thông báo qua chatbot, SMS, email.

Khác biệt với website truyền thống

• Từ trang giới thiệu → thành cổng tuyển sinh & học vụ thông minh.
• AI xử lý toàn bộ quy trình tuyển sinh – học vụ – chăm sóc.
• Phân tích dữ liệu học viên → cá nhân hóa trải nghiệm, tăng tỷ lệ ghi danh.

3. Trải nghiệm khách hàng trên Website AI cho trường học

Tình huống: Thí sinh – Đăng ký xét tuyển ngành CNTT

Lan (18 tuổi, sống tại TP.HCM) đang tìm hiểu thông tin để xét tuyển đại học. Lan muốn biết điểm chuẩn ngành Công nghệ thông tin (CNTT), học phí, và thủ tục hồ sơ.

Trải nghiệm trên Website AI tuyển sinh

Bước 1 – Nhập yêu cầu

Lan truy cập website của trường, thấy khung chat pop-up, Lan gõ:

• “Điểm chuẩn ngành CNTT năm ngoái là bao nhiêu? Học phí thế nào?”

Bước 2 – Nhận phản hồi tức thì

AI phản hồi ngay:

Chào Lan! Ngành CNTT là một trong những ngành hot nhất của trường.
Điểm chuẩn năm 2024:

• Tổ hợp A00 (Toán, Lý, Hóa): 25.5 điểm
• Tổ hợp A01 (Toán, Lý, Anh): 25.25 điểm
• Học phí dự kiến: Khoảng 18 triệu đồng/học kỳ.

Bước 3 – Gợi ý thông tin liên quan

AI hỏi:

• “Lan có muốn tìm hiểu thêm về chương trình đào tạo của ngành CNTT không?”

Lan trả lời:

• “Có.”

AI gửi đường link đến trang chi tiết:

• “Chương trình học CNTT bao gồm các chuyên ngành: Kỹ thuật phần mềm, Trí tuệ nhân tạo, An toàn thông tin. Xem chi tiết tại đây: [link].

AI tiếp tục gợi ý:

• “Lan đang xét tuyển bằng phương thức nào (Điểm thi THPT, Học bạ, Đánh giá năng lực)?”

Bước 4 – Hướng dẫn nộp hồ sơ trực tuyến

Lan trả lời:

• “Xét tuyển học bạ.”

AI phản hồi:

“Để xét tuyển học bạ, em cần chuẩn bị:

• Bản sao học bạ THPT.
• Bản sao CMND/CCCD.
• Mẫu đơn đăng ký (có sẵn trên hệ thống).

Em có thể nộp hồ sơ trực tuyến ngay tại đây. Hệ thống sẽ lưu lại thông tin và hồ sơ của em.”

Bước 5 – Quản lý và nhắc nhở

Sau khi Lan tải hồ sơ lên, AI gửi tin nhắn xác nhận: “Hồ sơ của Lan đã được tiếp nhận. Hạn chót nộp hồ sơ là ngày 30/7. Hệ thống sẽ gửi thông báo khi có kết quả.”

Trước ngày công bố kết quả, AI tự động gửi tin nhắn nhắc nhở: “Lan nhớ kiểm tra kết quả xét tuyển vào ngày 10/8 nhé. Chúc Lan may mắn!”

Tình huống: Sinh viên – Tra cứu và thanh toán học phí

Quang là sinh viên năm 2 của trường. Quang muốn kiểm tra học phí kỳ này và đóng tiền ngay để hoàn tất thủ tục.

Trải nghiệm trên Website AI đào tạo

Bước 1 – Nhập yêu cầu và xác thực thông tin

Quang truy cập website, đăng nhập vào khung chat AI bằng mã sinh viên. Quang gõ:

• “Kiểm tra học phí kỳ này.”

Bước 2 – Nhận thông tin học phí

AI phản hồi:

Chào Quang,

• Học phí kỳ II năm học 2025-2026 của bạn là 18.500.000 VNĐ.
• Hạn chót thanh toán là 30/1/2026.
• Bạn có muốn thanh toán ngay không?

Bước 3 – Thanh toán trực tiếp tại Chatbot

Quang chọn “Thanh toán ngay”.

AI hiển thị các lựa chọn thanh toán:

• Chuyển khoản ngân hàng
• Cổng thanh toán trực tuyến (VNPay, Momo, ZaloPay)
• Quang chọn Cổng thanh toán trực tuyến.

AI tự động tạo mã QR thanh toán hoặc chuyển hướng đến cổng thanh toán đã chọn.

• “Vui lòng quét mã QR dưới đây để thanh toán học phí. Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ tự động cập nhật và gửi biên lai qua email cho bạn.”

Bước 4 – Quản lý hồ sơ cá nhân và nhận thông báo

Sau khi thanh toán thành công, AI gửi tin nhắn xác nhận:

• “Thanh toán học phí của bạn đã được ghi nhận. Biên lai đã được gửi đến email [email protected]. Hồ sơ học vụ của bạn đã được cập nhật.”

AI cũng gợi ý các thông tin liên quan:

• “Bạn có muốn kiểm tra lịch thi sắp tới hay đăng ký học phần bổ sung không?”

Kết quả

• Quang không cần phải tìm kiếm trên cổng thông tin sinh viên, gọi điện phòng tài vụ hay đến tận nơi.
• Toàn bộ quy trình từ tra cứu, thanh toán đến nhận biên lai đều diễn ra trong vài phút ngay trên khung chat.

4. Lợi ích của thiết kế Website AI cho trường học

Một Website AI không chỉ giúp thí sinh tìm thông tin nhanh hơn, mà còn tạo ra giá trị thiết thực cho cả ba bên: thí sinh – sinh viên, giảng viên và nhà trường.

Đối với thí sinh & phụ huynh

• Tra cứu điểm chuẩn, học phí, chương trình đào tạo ngay trên chatbox.
• Nhận tư vấn cá nhân hóa theo ngành, năng lực và điều kiện tài chính.

Đối với học viên đang học

• Tra cứu lịch học, lịch thi, điểm số trực tiếp trên chatbox.
• Nhận nhắc nhở đóng học phí, đăng ký học phần, báo cáo thực tập.
• Được hỗ trợ thủ tục hành chính (giấy xác nhận sinh viên, bảo lưu, chuyển ngành).

Đối với giảng viên & nhà trường

• Giảm tải cho phòng đào tạo và bộ phận tuyển sinh.
• Tăng tỷ lệ tuyển sinh trực tiếp, giảm phụ thuộc vào kênh trung gian.

5. Nếu không triển khai Website AI, trường học sẽ mất gì?

Trong bối cảnh tuyển sinh cạnh tranh gay gắt và sinh viên ngày càng quen với dịch vụ số, việc duy trì website truyền thống khiến trường đối diện nhiều rủi ro:

• Mất thí sinh ngay từ tìm kiếm online
  Thí sinh tìm “điểm chuẩn + học phí” trên Google nhưng không thấy thông tin rõ ràng. Họ chuyển sang trường khác có cổng AI trả lời tức thì.
• Mất lợi thế cạnh tranh
  Các trường tư, trường quốc tế đã ứng dụng chatbot AI, cá nhân hóa trải nghiệm. Nếu chậm đổi mới, trường công sẽ bị đánh giá lạc hậu.
• Mất dữ liệu hành vi thí sinh
  Website cũ chỉ ghi nhận “nộp hay không nộp”, trong khi AI theo dõi được ngành được quan tâm, lý do từ chối → giúp tối ưu chiến lược tuyển sinh.

Nói cách khác: không đầu tư Website AI hôm nay = mất thí sinh ngày mai.

6. Quy trình 9 bước Thiết kế Website AI cho trường học

Để Website AI không chỉ là công cụ hỗ trợ, mà thực sự trở thành cổng tuyển sinh & đào tạo số toàn diện, trường học cần một lộ trình triển khai bài bản. Wecan Group đề xuất quy trình 9 bước:

Bước 1: Xác định mục tiêu

• Tăng tỷ lệ nộp hồ sơ online.
• Giảm tải hotline tuyển sinh.
• Nâng cao trải nghiệm sinh viên trong suốt quá trình học.

Bước 2: Nghiên cứu hành vi thí sinh & phụ huynh

• Thí sinh quan tâm điểm chuẩn, học phí, ngành học.
• Phụ huynh quan tâm chất lượng đào tạo, cơ hội việc làm.
• Sinh viên đang học cần tra cứu lịch thi, kết quả học tập.

Bước 3: Thiết kế hành trình số (Digital Student Journey)

• Từ tìm hiểu ngành học → nộp hồ sơ → nhập học → học tập → tốt nghiệp.
• AI đồng hành xuyên suốt, hỗ trợ tại từng điểm chạm.

Bước 4: Lựa chọn nền tảng AI phù hợp

• Xử lý tiếng Việt tự nhiên, cả cách hỏi đời thường.
• Tuân thủ quy định bảo mật dữ liệu giáo dục.
• Dễ tích hợp đa kênh: website, app, Zalo OA.

Bước 5: Tích hợp hệ thống backend

• Kết nối CRM tuyển sinh, SIS (Student Information System), LMS (Learning Management System), cổng thanh toán.
• Đảm bảo dữ liệu xuyên suốt giữa AI và hệ thống của trường.

Bước 6: Chuẩn hóa dữ liệu & huấn luyện AI

• Tập hợp: điểm chuẩn, chương trình học, học phí, quy định đào tạo.
• Huấn luyện AI để trả lời chính xác, đồng bộ thông tin.

Bước 7: Thiết kế giao diện hội thoại

• Đặt chatbot làm trung tâm, tích hợp các nút nhanh: Nộp hồ sơ – Học phí – Lịch học – Kết quả.
• Giao diện mobile-first, tối ưu cho học sinh và phụ huynh.

Bước 8: Kiểm thử thực tế

• A/B test với nhóm thí sinh, sinh viên hiện tại.
• Đo lường: tốc độ phản hồi, tỷ lệ nộp hồ sơ, mức độ hài lòng.

Bước 9: Vận hành & tối ưu liên tục

• Cập nhật dữ liệu hàng kỳ tuyển sinh.
• Tinh chỉnh AI dựa trên phản hồi thực tế.

Với quy trình này, Website AI không chỉ hỗ trợ tư vấn, mà trở thành cổng thông tin truyển sinh và đào tạo số toàn diện, đồng hành cùng thí sinh, sinh viên và phụ huynh.

Wecan Group – Đối tác triển khai Website AI cho Trường học

Wecan Group là đơn vị tiên phong trong Website AI giáo dục tại Việt Nam.

• Smart Integration:
  Kết nối SIS, LMS, CRM tuyển sinh, cổng thanh toán. AI phản hồi dựa trên dữ liệu thật.
• Admission Assistant 24/7:
  Giải đáp điểm chuẩn, thủ tục nhập học, hỗ trợ đăng ký – nộp phí ngay trong khung chat.
• Personalized Journey:
  Gợi ý ngành học, học bổng cho thí sinh; hỗ trợ sinh viên tra cứu lịch học, điểm thi, hạn đóng học phí.
• Triển khai trọn gói:
  Khảo sát – thiết kế – huấn luyện AI – triển khai đa kênh (web, app, Zalo, voicebot).

Giải pháp Wecan Group không dừng ở chatbot, mà là cổng tuyển sinh & đào tạo thông minh, tích hợp trực tiếp hệ thống quản trị nhà trường.

📞 Liên hệ 098.44.66.909 (Mr. Nam) để được tư vấn giải pháp.